演讲人：西安知先信息CEO 钱建立博士
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大家好，我是西安知先信息的钱建立。
很高兴向大家汇报关于机构知识库的一些思考和实践。
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目前，很多大学和研究所都在建设自己的机构知识库。
由于承担国家社科基金项目的需要，我对国内外的机构知识库做了一些调研。
调研发现，目前国内外已经建成的机构知识库，大多采用Dspace开源软件来构建，基本功能为机构公开成果按院系、文献类型简单再组织后的陈列。
总体上，我的感觉就是有点像“祠堂”。祠堂里是族谱和牌位，机构知识库是机构成员成果的简单组织。
感觉不接地气，一般非请不入。
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机构知识库倡导者的原始初衷，是想通过机构知识库这样一个开放存取出版方式来对抗已经形成垄断的商业学术出版模式。
在这方面也确实取得了不错的效果，如Conell的 Arxiv已经成为了世界上很多特立独行的科学家的出版平台首选。截止到上周末，Arxiv上已经存档了94万篇论文，注册用户也从coneell大学扩展到了世界很多国家。
为什么国外会有如此多的科学家青睐Arxiv呢？
我个人认为， arxiv与其说是一个仓储，不如说就是一个出版平台。
Arxiv 为每一篇文章都提供一个DOI，可保证文章的长期永久存档和被引用。
最重要的是，在上面存档文章，不需要Peer review，不用担心你的论文被枪毙，也不用等上半年才能发表，可以保证知识产权的首发权。
机构知识库历史上被大书特书的一个事件，是俄罗斯数学家佩雷尔曼因在Arxiv上存档的一篇“庞加莱猜想”证明思路的文章，获得了2006年的菲尔茨奖，而当年夺冠呼声很高的在美国《亚洲数学评论》以专辑形式发布完整证明的丘成桐教授反而无缘获奖。
这是国外的情况，
遗憾的是，中国目前的科学界只承认SCI、只承认正式出版的成果，在“中国科技论文在线” 教育部科技发展中心这样一个有着官方背景的典藏库上存档的论文，研究生毕业都不认，所以作者在学校机构知识库上存档文章还有什么源动力？
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Aaxiv之所以成功，是因为其“发表”价值。但Arxiv的路线在中国“水土不服”。
要想在中国这片土地上，结出机构知识库的“桔子”来，简单照搬，从目前的效果来看，不行，需要另辟蹊径。出路也很简单，就是让机构知识库具备吸引中国科学家的价值。
否则就只能“南橘北枳。”tmet
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机构知识库的用户可以分为师生这样的普通机构成员、科研处、学科办的科研管理人员、图书馆。
目前机构知识库仅仅实现了机构资源再组织，和成果展现的部分功能。
说其部分实现，是因为：目前的机构知识库仅仅实现了机构公开成果的再组织，机构成果展现还停留在最新成果、热点成果层面，还没有到机构代表性成果彰显层面。
首先看看科研人员的显性需求
社会对科学家的评判，目前就是看其发表的论文、承担的项目、获得的奖励和教学工作量，有些功利，但这就是现实。
科研处老师希望能实现机构科研成果产出的统计分析，希望在职称评定、报奖时立马得到相关成员的论文引证报告，而学位办的老师希望对机构成员进行科研计分。
科研人员要想取得显性成果，除了情商和人脉之外，我认为，还是需要做很多基础工作的。
这些基础工作，我总结为以下4个方面：
信息获取、知识管理、团队协同、写作助手。
信息获取，我想看SCI，能看到。
我要订阅《大学图书馆学报》，杂志最新一期出版后，希望自动推送到我案头。
我想高效管理我的文献、读书笔记，自动实现笔记和文献的自动关联。
我的项目需要和我的研究生、团队成员一起来完成。
团队成员在科研过程中，收集、产生了很多资源和成果，如文献、笔记、实验报告、项目书等。遗憾的是，这些知识成果大多被保存在成员的个人计算机中，随着成员毕业、调任，这些资源会从团队流失。
团队资源的积累、传承、再组织、检索、高效利用，可避免继任者重复劳动。
大多团队负责人希望能规范团队科研活动，培养成员严谨的科研作风和习惯，但科研团队负责人大多是专家出身，缺乏实验规范、模板、范例、试验规程等管理经验的积累。
发表论文是科研人员的一个日常工作。希望能帮助实现参考文献的自动形成，希望能得到国家自然基金申报书的范例；研究生则希望能在把论文提交给导师之前，查一下论文相似度。
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基于以上分析，我们提出了服务型机构知识库的理念，主要思想有3点。
1.通过为各类用户提供真正有价值的服务，吸引普通师生、团队负责人参与、科研处、学科办、主管校长出台政策来支持机构知识库的建设。
2.把用户享用服务过程中自动存档的文献、笔记、手稿等资源，视作机构知识库的组成部分，这样一则实现了机构知识库资源的自动增长，二则把机构知识库从单纯的机构公开成果库，进化到了非公开成果，让机构知识库摆脱了商业数据库子集的尴尬境地，具有了自己的独有资源。
3.通过技术手段，实现机构成果的完整典藏，即便成员不提交，也能保证成果统计结果的基本准确和价值。另外实现机构代表性成果的自动检测，打造真正的机构成果橱窗。
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服务型机构知识库,和传统的机构知识库不同，由3部分组成：个人科研助理、团队科研协同、机构知识库。
主要功能后面会简单介绍。
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这是我们为某大学建设的机构知识库的样例。
可以看出，我们在传统的典藏功能外，增加了成员服务和团队科研协同2个主要功能。
从这里可以看到，机构知识库也已经从机构公开成果扩展到了内部成果。这里的内部成果包括个人和团队的资源。
这里是自动检测出的机构代表性成果。
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下面简单介绍一下NoteFirst服务型机构知识库的主要功能。
这是NoteFirst的机构成果蜘蛛设置页面。
系统可以从知网、万方、Webof Science ,EI\Springer \ScienceDirect上自动获取机构的成果，这样即便成员不提交，也能实现机构成果的完整典藏。
蜘蛛尽可能模拟人工操作，避免误认为“恶意访问”。
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收录通报
系统可以对机构成果的收录情况进行自动标引。
包括SCI、SSCI、ASCI、CPCI、EI、4中国内核心期刊。
并自动在收录通告中进行展现。
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目前的机构知识库主页上的主要内容是机构最新提交的成果和浏览次数最多的成果。我
个人认为，浏览次数最多的成果，不一定是机构的突出代表性成果。
我们希望能自动检测并彰显机构真正的代表性成果。
代表性成果定义：
发布在特定期刊的文章（期刊可用管理员设定） ，经常设为SCI一区期刊。
收录为ESI和M5000学科高影响力文章；
SCI被引频次达到阈值（阈值可用管理员设定）。
对 “代表性成果”，支持自动形成新闻，在机构知识库主页进行彰显，打造真正的机构成果“橱窗”。
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机构知识库不应该是机构成果的冷冰冰的陈列，
NoteFIrst机构知识库提供“我校学者”频道，按学者来组织机构成果，在展现学者风采的同时，让机构知识库具有人文色彩。
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这是系统自动形成论文引证报告的示例，内容为某个成员在指定时间段内发表成果的收录情况、发布期刊分区、被引频次等，可以为职称评定、申请项目、报奖提供数据。
如果需要和可以对成员年度进行科研计分。
通过为科研管理部门提供服务，来争取学校相关部门，如科研处、学科办，的支持。
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上面介绍的是机构知识库的橱窗功能和科研管理服务功能。
下面介绍为成员个体提供的服务。
这是NoteFirst文献管理软件中的个人成果收集窗体。
用户只需要填写姓名、机构名称，系统会自动到知网、万方、WOS、EI、Pubmed、CA等数据库自动收集成员的疑似成果。
用户可以在NoteFIrst文献管理软件中，按自己要求，自动形成各种成果报表，满足机构不同部门的年度报表要求；同时支持把个人成果一键提交到机构知识库，而不用人工填写标题、摘要等元数据，解决机构知识库的最后一公里问题。
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个人学术空间就是成员个人文档文献的Web管理，通俗一点就是“文献云盘”。
如果用户能通过图书馆的机构知识库来管理个人文献，用户会感受到图书馆在资源通道之外的价值，吸引用户重新回到图书馆。
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另外一项用户服务功能就是为机构成员发送论文收录通知和论文引用通知。
当发现成果被SCI收录后，系统自动给相关成员发送Email，告知论文收录情况和收录编号。
论文收录通知中，成员点击“认领”操作，即可完成成果和作者的关联，这样就把繁琐的“成果提交”变成了一键认领，大大降低了成员为建设机构知识库付出的劳动，同时变 “任务提交义务”为享受”收录通知服务。
系统发现论文被他人引用时，给相关作者发送通知Email。论文引用通知，可帮助用户了解个人成果的价值，同时来结交同行。因为引用作者成果的读者，一定和作者是同行。
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虽然现在有了互联网，足不出户便可知天下事。 但让科学家到那些期刊网站去冲浪，对一些老教授来讲，也是一件难事。
NoteFirst不仅仅是文献管理软件，还支持期刊订阅。当关注期刊最新一期文章发表后，自动推送到案头。
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NoteFirst服务型机构知识库的另外一个理念就是配备了团队科研协同系统，为科研团队提供科研协同服务的同时，实现团队资源作为机构知识库内部资源的自动积累。
团队资源可以按标签、项目进行自动组织，提供便捷检索和高级检索，支持“导师推荐”，团队中资源，大多只对团队成员开放。但不公开的成果也是机构知识库的重要组成部分，也正是由于这些非公开资源的存在才使得机构知识库有了自己独特的价值。再说，总会有解密的那一天。
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NoteFIrst团队科研协作系统的最大特点就是有NoteFIrst文献管理软件做支撑，可以为成员提供显性服务，如参考文献自动形成等，同时支持成员把个人资源一键分享到团队，分享时自动带入标题、作者、期刊、年卷期页码等元数据，减轻分享资源时元数据填写的劳动，同时提升团队资源数据的完整性和专业性。
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下面对NoteFIrst服务型机构知识库进行一下总结：
机构成果机器人，即便成员不提交，也能实现机构成果的完整典藏；
机构突出成果自动检测，打造真正的机构成果橱窗。
通过为成员个人提供个人成果自动收集、参考文献自动形成、论文被收被引通知等服务，吸引用户对机构知识库建设的支持；其中的
个人成果一键提交，解决机构知识库“最后一公里”。重要的是让用户在享受服务的同时，实现成员科研过程成果和灰色文献在机构
知识库的自动沉淀。
通过为团队提供科研协作服务，让团队享受服务的同时，实现团队科研过程成果的自动积累。
为管理人员提供成果等级自动标定、论文引证报告等服务，争取机构政策支持。
总之一句话，
让机构知识库从单纯的“祠堂”，变成“书房”。
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很高兴有机会与大家进行交流，但愿愚者偶得。
如果您对我们的机构知识库产品感兴趣，可以发邮件到marketing@notefirst.com与我们联系。
